Lösung

Die Anzahl elektronischer Unterlagen und Daten steigt ständig an. Man denke hierbei nur an die tägliche E-Mail-Flut.

Da jede Firma (ob groß oder klein) verpflichtet ist die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung einzuhalten, müssen das Zusammenspiel der EDV-Systeme, die Arbeitsabläufe und die Verfahrensdokumentationen daraufhin überprüft und angepasst werden. Denn wenn der Betriebsprüfer einmal im Haus ist, kann es eventuell schon zu spät sein.

Aus den gesetzlichen Vorschriften ergeben sich viele Fragen:

  • Welche Aufbewahrungsfristen- und pflichten gibt es überhaupt?

  • Welche Dokumente müssen wie lange und in welcher Form aufbewahrt werden?

  • Muss jede E-Mail und jeder Anhang archiviert werden?

  • Müssen die per E-Mail oder Download eingehenden elektronischen Dokumente im Original (PDF oder Mail) aufbewahrt werden oder reicht ein Ausdruck auf Papier?

  • Ist sichergestellt, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden?

  • Sind sämtliche Daten und elektronische Unterlagen vollständig, lückenlos und logisch strukturiert abgelegt?

  • Werden Daten und elektronische Unterlagen vor Manipulation und Veränderung geschützt?

  • Wird ein Archiv-System oder nur ein Backup-System verwendet?

  • Existiert eine aktuelle und aussagekräftige Verfahrensdokumentation?

  • Dürfen alte Papierdokumente gescannt und anschließend vernichten werden?

  • Dürfen Eingangsrechnungen und Geschäftsbriefe die mit der Post kommen gescannt und anschließend vernichten werden?

  • Sind die eingesetzten IT-Systeme für diese Aufgabe gerüstet?

Da unser Beratungsteam aus Wirtschaftsprüfern und IT-Spezialisten besteht, können wir zu allen Fragen die passenden Antworten geben und Lösungswege aufzeigen.

Rufen Sie uns an noch heute an, wir beraten Sie gerne.

 

Tel: 08141-347080 - Ansprechpartner: Harald Haimerl

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