Der Gesetzgeber verpflichtet jedes Unternehmen (ob groß oder klein), Bücher, Aufzeichnungen und elektronische Unterlagen gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu führen und zu archivieren.

Viele Unternehmer sind der Meinung, dass die gesetzlichen Vorgaben mit der Erstellung des Buchungssatzes erfüllt seien. Nur vergessen sie dabei, dass die Archivierung der Korrespondenz per E-Mail, PDF-Rechnungen, Schriftsätze uvm dazu gehört.

Ein Ausdruck einer E-Mail oder PDF Rechnung auf Papier reicht auf keinen Fall!

Wenn die richtige E-Mail nicht gefunden wird, kann es bei einer Betriebsprüfung schnell Probleme geben.

Fazit:

Handeln Sie schnell, bevor der Überblick bei der täglichen E-Mail-Flut verloren geht. Sie werden überrascht sein, wie günstig und effektiv die Lösung ist.

Eine Forderung vom Prüfer könnte z.B. sein: Ich möchte alle Unterlagen zum Projekt XY haben. Also nicht nur Angebote und Rechnungen sondern auch alle Briefe, Mails, Notizen, Verträge etc. Und zwar im Original also kein Ausdruck auf Papier. Im Zweifel mit Nachweis, dass dies die Originale sind.

Um zu überprüfen, ob Sie Ihre elektronischen Dokumente auch "steuersicher" archivieren und Sie somit viele Forderungen vom Finanzamt erfüllen, haben wir folgende Checkliste erstellt. Bitte überprüfen Sie, ob Sie alle 9 Punkte mit JA beantworten können.

1. Alle Dokumente und Daten müssen so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht verändert werden können.
2. Sicherung vor Verlust durch z.B. Backup-Verfahren, Archivsoftware, Zugriffskontrollen. Über 10 Jahre bei z.B. Rechnungen
3. Lückenlose Archivierung d.h. Dokumente müssen absolut vollständig sein. Es darf nichts fehlen.
4. Ordentliche, logische und fachlich strukturierte Indexierung aller Dokumente.
5. Wiederauffindbarkeit in angemessener Zeit
6. Nachvollziehbarkeit bei Änderungen d.h. es muss protokolliert werden, falls das Original verändert wurde.
7. Erstellung einer Verfahrensdokumentation bei komplexeren Abläufen.
8. Digitale Dokumente müssen über den gesamten Zeitraum auch digital erhalten bleiben. D.h. ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus…. denn das wäre eine Kopie.
9. Zur Aufbewahrungspflicht gehören nicht nur Dokumente wie Rechnungen, Angebote, Gutschriften etc. sondern auch der komplette Schriftverkehr. Also auch die Mails zu einem Vorgang wie auch Faxe und Papierdokumente. Denn viele wissen nicht, dass E-Mails dazu gehören. Mails müssen ordentlich indexiert werden und den einzelnen Geschäftsvorgängen über viele Jahre eindeutig und lückenlos zugeordnet werden.